Microsoft Excel on nykyään toimistotyöskentelyn must-have. Jo vuonna 1985 kehitetty Excel on osa Microsoft Officea, mutta siitä on saatavilla sekä Windows- että Mac OS X -versiot. Alunperin Excel kehitettiinkin Macintosh-koneisiin, ja siitä ilmestyi vasta pari vuotta myöhemmin Windows-versio.
Excel on taulukkolaskentaohjelma, jonka toiminta perustuu soluihin. Se on verraton työkalu isojen tietojen hallintaan ja analysointiin. Tässä artikkelissa käydään läpi Excelin toimintojen perusteita.
Aloittelijan opas taulukkolaskennan hallintaan
Excelin käytön opettelu on hyvä aloittaa aivan perusteista. Excel-arkilla voi liikkua nuolinäppäimillä tai hiirellä. Nuolinäppäimillä navigointi tapahtuu painamalla nuolinäppäimiä vasemmalle, oikealle, ylös tai alas, jolloin valittu solu vaihtaa paikkaa. Myös hiirellä voidaan valita haluttu solu klikkaamalla. Luonnollisin tapa valita erinäisiä toimintoja on kuitenkin käyttää hiirtä. Myös hiiren oikeata painiketta eli niin sanottua kakkospainiketta voi käyttää laskenta-arkilla, jolloin saat esiin monenlaisia toimintoja.
Excelin perusasioiden hallinta
Hyvin tärkeä perusominaisuus Excelissä on alueiden muodostus. Alueet maalataan hiirellä pitämällä hiiren ykköspainiketta eli vasenta painiketta alhaalla, jolloin saat tehtyä erikokoisia ja eri suuntiin jatkuvia alueita. Kokonaista aluetta kutsutaan matriisiksi.
Tietoa on parasta syöttää Exceliin näppäimistön avulla. Voit vaikka siirtyä soluun C10 (jonka osoite näkyy nimiruudussa eli vasemmalla ylhäällä), syöttää soluun tietoa ja lopettaa tiedon syötön painamalla Enter-painiketta. Tietoa pystyy muokkaamaan kaksoisklikkaamalla uudelleen samaa solua tai muokkaamalla suoraan kaavariviä, joka löytyy nimiruudun läheltä ylhäällä. Solun poistaminen tapahtuu usein Delete-painikkeella, mutta voit myös käyttää Excelin omaa pyyhekumitoimintoa, joka löytyy ”Aloitus”-valintanauhan oikeasta reunasta (valitse ”Aloitus” -> ”Tyhjennä”/pyyhekumi-kuvake -> ”Tyhjennä kaikki”).
Tehdyn toiminnon voi peruuttaa painamalla näppäimistöstä yhtä aikaa Control-painiketta ja Z-kirjainta, tai valitsemalla ylävalikosta ”Peruuta”.
Excelin hallinnassa nollasta sankariksi
Excelin yleisimmät tietotyypit ovat kokonaisluvut (7), reaaliluvut (0,348), merkkijonot (Heipä hei! 23 qwert), päiväykset (18.2.2024) ja kellonajat (20:40). Excelin reaaliluvut muodostetaan erottamalla kokonaisosat desimaaliosasta desimaalipilkulla. Luvut voivat olla myös negatiivisia, mitä symboloi miinusmerkki. Merkkijonot koostuvat useimmiten kirjaimista, erilaisista erikoismerkeistä ja välilyönneistä. Solun sisältö lasketaan merkkijonoksi, jos siinä on kirjaimia ja numeroita.
Jos haluat listata peräkkäisiä päiviä, voit syöttää soluun päivämäärän, aktivoida solun ja täyttökahvasta oikeasta alareunasta vetämällä saat päivämäärälle seuraavia päiviä. Samanlainen ominaisuus toimii myös kellonajalla; syöttäessäsi kellonajan ja vetämällä täyttökahvan oikeasta alareunasta Excel listaa kellonaikoja tunnin välein. Kokonaisluvuista voidaan myös tehdä käteviä listoja: jos esimerkiksi syötät allekkain oleviin soluihin luvut 1 ja 2, ja maalaat nämä kaksi solua, saat numerolistan vetämällä täyttökahvan oikealta hiiri alas painettuna. Listan voi toki tehdä myös käänteisessä järjestyksessä.
Excelin perusteet valloilleen
Excelin todellinen taika tapahtuu, kun alat käyttää kaavoja ja funktioita. Nyt kun hallitset perusasiat Excelissä, voit alkaa syventämään osaamistasi ja opiskella funktioiden käyttöä. Netti on täynnä erilaisia ohjevideoita ja tutoriaaleja, joiden avulla voit alkaa todelliseksi Excel-mestariksi.
