Microsoft Excel on taulukkolaskentaohjelma, jolla voi järjestää, laskea ja analysoida tietoa taulukkomuodossa. Se on yksi käytetyimmistä toimisto-ohjelmista, ja perusasioiden opettelu on helpompaa kuin moni aloittelija luulee.
Tässä oppaassa käydään läpi Excelin perusteet aloittelijalle: mistä osista taulukko koostuu, miten tietoa syötetään ja muokataan, sekä miten kaavat ja funktiot toimivat. Lopuksi kerrotaan, miten työ tallennetaan ja miten Exceliä voi käyttää myös ilmaiseksi. Tekniset käsitteet selitetään yksi kerrallaan.
Mikä on Excel?
Excel on Microsoftin kehittämä taulukkolaskentaohjelma, joka on osa Microsoft Office- eli nykyään Microsoft 365 -ohjelmistoperhettä. Ensimmäinen versio julkaistiin Macintosh-koneille vuonna 1985, ja Windows-versio ilmestyi pari vuotta myöhemmin.
Ohjelman perusidea on yksinkertainen: tieto järjestetään ruudukkoon, jossa on rivejä ja sarakkeita. Ruudukon avulla voi tehdä kaikkea yksinkertaisista listoista monimutkaisiin laskelmiin ja kaavioihin.
Excel sopii esimerkiksi budjetin seurantaan, tuntikirjanpitoon, tilastojen laskemiseen ja tietojen järjestämiseen. Lisää hyödyllisiä ohjelmia ja työkaluja löydät Microsoft-ohjelmisto-osiostamme.
Excelin perusosat
Ennen kuin aloitat, on hyvä tuntea taulukon perusosat. Ne toistuvat kaikessa Excelin käytössä.
Solu on yksittäinen ruutu, johon syötetään tietoa. Jokaisella solulla on oma osoite, joka muodostuu sarakkeen kirjaimesta ja rivin numerosta. Esimerkiksi solu C10 tarkoittaa saraketta C ja riviä 10.
Sarake on pystysuora ruutujono, joka on nimetty kirjaimella (A, B, C…). Rivi on vaakasuora ruutujono, joka on numeroitu (1, 2, 3…). Laskentataulukko (välilehti) on yksi taulukkosivu, ja koko tiedosto on nimeltään työkirja, joka voi sisältää useita laskentataulukoita.
Liikkuminen taulukossa
Taulukossa liikutaan joko hiirellä tai näppäimistöllä. Hiirellä valitset solun napsauttamalla sitä. Näppäimistöllä voit siirtyä solusta toiseen nuolinäppäimillä.
Valitun solun osoite näkyy vasemmalla ylhäällä nimiruudussa. Voit myös kirjoittaa osoitteen suoraan nimiruutuun ja painaa Enter, jolloin Excel siirtyy kyseiseen soluun.
Tiedon syöttäminen ja muokkaaminen
Tiedon syöttäminen on Excelin perustoiminto. Valitse ensin solu, kirjoita sisältö ja paina Enter. Solun sisältöä voi muokata kaksoisnapsauttamalla solua tai muokkaamalla tekstiä kaavarivillä, joka näkyy taulukon yläreunassa.
Solun sisällön voi poistaa Delete-näppäimellä. Jos haluat tyhjentää solusta sekä sisällön että muotoilut, valitse Aloitus-välilehdeltä Tyhjennä-toiminto ja sieltä ”Tyhjennä kaikki”.
Tehdyn toiminnon voi peruuttaa pikanäppäimellä Ctrl + Z. Tämä on kätevä, jos teet virheen ja haluat palata edelliseen tilaan.
Tietotyypit
Excel tunnistaa erilaisia tietotyyppejä automaattisesti. Yleisimmät ovat kokonaisluvut (esimerkiksi 7), desimaaliluvut (0,348), tekstit eli merkkijonot, päivämäärät (18.2.2024) ja kellonajat (20:40).
Suomalaisessa Excelissä desimaalit erotetaan pilkulla, ei pisteellä. Jos solussa on sekä kirjaimia että numeroita, Excel tulkitsee sisällön tekstiksi, jolloin sillä ei voi laskea.
Alueet ja täyttökahva
Alue tarkoittaa useampaa valittua solua. Alue valitaan pitämällä hiiren vasenta painiketta pohjassa ja vetämällä halutun alueen yli. Aluetta merkitään kaksoispisteellä, esimerkiksi A1:A10 tarkoittaa soluja A1:stä A10:een.
Täyttökahva on pieni neliö valitun solun oikeassa alakulmassa. Kun vedät siitä, Excel jatkaa sarjaa automaattisesti. Jos esimerkiksi kirjoitat soluihin luvut 1 ja 2, valitset ne ja vedät täyttökahvasta, Excel täydentää luvut 3, 4, 5 ja niin edelleen. Sama toimii päivämäärille ja viikonpäiville.
Kaavat ja funktiot
Excelin varsinainen hyöty tulee esiin kaavoissa ja funktioissa. Niiden avulla Excel laskee arvot puolestasi ja päivittää tulokset automaattisesti, kun tiedot muuttuvat.
Kaavan perusteet
Kaava alkaa aina yhtäsuuruusmerkillä =. Kun solu alkaa tällä merkillä, Excel ymmärtää, että kyseessä on laskettava kaava eikä tavallinen teksti.
Voit käyttää tavallisia laskutoimituksia: yhteenlasku (+), vähennyslasku (-), kertolasku (*) ja jakolasku (/). Esimerkiksi kaava =2+3 antaa tulokseksi 5. Kaavassa voi käyttää myös solujen osoitteita: =A1+A2 laskee yhteen solujen A1 ja A2 arvot.
Soluosoitteiden käyttö on kaavojen tärkein etu. Kun muutat solun A1 arvoa, kaavan tulos päivittyy automaattisesti ilman, että kaavaa tarvitsee kirjoittaa uudelleen.
Yleisimmät funktiot
Funktio on valmis kaava tiettyyn tarkoitukseen. Funktiota käytetään kirjoittamalla sen nimi ja sulkeisiin alue tai arvot, joita se käsittelee. Aloittelijan kannattaa opetella muutama yleisin funktio.
SUMMA laskee alueen arvot yhteen. Esimerkiksi =SUMMA(A1:A10) laskee yhteen solut A1:stä A10:een. KESKIARVO laskee alueen keskiarvon, esimerkiksi =KESKIARVO(A1:A10).
MIN ja MAKS palauttavat alueen pienimmän ja suurimman arvon. LASKE laskee, kuinka monessa solussa on lukuja. Näillä muutamalla funktiolla pärjää jo pitkälle arjen laskutoimituksissa.
On hyvä huomata, että funktioiden nimet ovat suomenkielisessä Excelissä suomeksi (esimerkiksi SUMMA) ja englanninkielisessä versiossa englanniksi (SUM). Sama funktio toimii molemmissa samalla tavalla.
Tallentaminen ja tiedostomuodot
Kun olet tehnyt taulukon, se kannattaa tallentaa. Tallennus tapahtuu pikanäppäimellä Ctrl + S tai valitsemalla Tiedosto-valikosta Tallenna.
Excelin oma tiedostomuoto on .xlsx. Se säilyttää kaikki kaavat, muotoilut ja välilehdet. Voit tallentaa taulukon myös muihin muotoihin, kuten .csv-muotoon, jota käytetään usein tietojen siirtoon eri ohjelmien välillä. Huomaa, että .csv ei säilytä kaavoja eikä muotoiluja.
Jos käytät Microsoft 365 -tilausta tai tallennat tiedoston OneDriveen, Excel voi tallentaa muutokset automaattisesti sitä mukaa kun työskentelet.
Voiko Exceliä käyttää ilmaiseksi?
Excelin työpöytäversio kuuluu maksulliseen Microsoft 365 -tilaukseen tai kertaostoksena hankittavaan Office-versioon. Exceliä voi kuitenkin käyttää myös ilmaiseksi.
Ilmainen tapa on Excelin selainversio. Kun luot maksuttoman Microsoft-tilin, voit käyttää Exceliä suoraan verkkoselaimessa ilman asennusta. Selainversio sisältää useimmat aloittelijan tarvitsemat perustoiminnot, kuten solut, kaavat ja yleisimmät funktiot.
Selainversiossa tiedostot tallennetaan OneDrive-pilvipalveluun, ja osa edistyneistä ominaisuuksista on saatavilla vain maksullisessa työpöytäversiossa. Aloittelijan opetteluun ja tavalliseen käyttöön ilmainen selainversio riittää kuitenkin hyvin.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on Excel ja mihin sitä käytetään?
Excel on taulukkolaskentaohjelma, jolla järjestetään, lasketaan ja analysoidaan tietoa taulukkomuodossa. Sitä käytetään esimerkiksi budjetteihin, tuntikirjanpitoon, tilastoihin ja tietojen järjestämiseen.
Miten kaava aloitetaan Excelissä?
Kaava aloitetaan aina yhtäsuuruusmerkillä =. Sen jälkeen kirjoitetaan laskutoimitus tai funktio, esimerkiksi =A1+A2 tai =SUMMA(A1:A10).
Mitä eroa on solulla, rivillä ja sarakkeella?
Solu on yksittäinen ruutu, johon syötetään tietoa. Sarake on pystysuora ruutujono (nimetty kirjaimella) ja rivi on vaakasuora ruutujono (numeroitu). Solun osoite muodostuu sarakkeen kirjaimesta ja rivin numerosta, esimerkiksi C10.
Mikä on yleisin Excel-funktio aloittelijalle?
SUMMA on yleisin ja hyödyllisin aloittelijan funktio. Se laskee alueen arvot yhteen, esimerkiksi =SUMMA(A1:A10). Muita hyödyllisiä ovat KESKIARVO, MIN ja MAKS.
Voiko Exceliä käyttää ilmaiseksi?
Kyllä. Excelin selainversiota voi käyttää ilmaiseksi maksuttomalla Microsoft-tilillä. Se sisältää perustoiminnot, mutta osa edistyneistä ominaisuuksista vaatii maksullisen Microsoft 365 -tilauksen tai työpöytäversion.
Missä muodossa Excel-tiedosto tallennetaan?
Excelin oma tiedostomuoto on .xlsx, joka säilyttää kaavat ja muotoilut. Tiedoston voi tallentaa myös esimerkiksi .csv-muotoon tietojen siirtoa varten, mutta se ei säilytä kaavoja eikä muotoiluja.
