Outlook-poissaoloviesti eli automaattivastaus kertoo sähköpostin lähettäjälle, ettet ole tavoitettavissa, ja ohjaa kiireelliset asiat oikealle henkilölle. Tässä oppaassa käydään selkokielisesti läpi, miten automaattivastaukset asetetaan Outlookin eri versioissa, miten viestit ajastetaan sekä millainen on hyvä ja turvallinen poissaoloviesti. Aihe liittyy läheisesti Outlookin sähköpostin peruskäyttöön.
Mikä Outlook-poissaoloviesti on?
Poissaoloviesti on automaattinen vastaus, jonka Outlook lähettää puolestasi, kun olet esimerkiksi lomalla, sairauslomalla tai työmatkalla. Sen sijaan että lähettäjä jää odottamaan vastausta, hän saa heti tiedon poissaolostasi ja siitä, keneen voi olla yhteydessä sillä välin.
Automaattivastauksen keskeinen hyöty on selkeys: se vähentää turhia uusintakyselyitä, pitää tiedonkulun käynnissä ja auttaa sinua irrottautumaan työstä. Poissaoloviesti on osa Microsoft Officen sähköpostityökaluja, ja se on käytettävissä sekä työpöytäsovelluksessa, selaimessa että mobiilissa.
Automaattivastausten määrittäminen eri Outlook-versioissa
Polku automaattivastauksiin riippuu siitä, mitä Outlookin versiota käytät. Alla oleva taulukko kokoaa yhteen kaikki keskeiset versiot.
Näin löydät automaattivastaukset eri Outlook-versioissa
| Outlook-versio | Polku automaattivastauksiin |
|---|---|
| Uusi Outlook (Windows) | Näytä-välilehti → Näytä asetukset → Tilit → Automaattiset vastaukset |
| Perinteinen Outlook (Windows) | Tiedosto → Automaattiset vastaukset (Poissa) |
| Outlook selaimessa | Asetukset (ratas) → Tilit → Automaattiset vastaukset (vanhemmassa versiossa: Asetukset → Näytä kaikki asetukset → Sähköposti → Automaattiset vastaukset) |
| Outlook-mobiili | Profiili/Asetukset → valitse sähköpostitili → Automaattiset vastaukset |
Uusi Outlook for Windows
Uusi Outlook on Microsoftin uudempi, verkkopohjaista Outlookia muistuttava sovellus, joka on monilla oletuksena.
- Avaa Näytä-välilehti ja valitse Näytä asetukset.
- Valitse Tilit → Automaattiset vastaukset.
- Ota käyttöön Automaattiset vastaukset -valinta.
- Halutessasi rasti Lähetä vastauksia vain tiettynä ajanjaksona ja aseta alkamis- ja päättymisaika.
- Kirjoita viesti organisaation sisäisille lähettäjille ja tarvittaessa erillinen viesti ulkopuolisille.
Perinteinen (klassinen) Outlook
Jos käytät klassista Outlook-työpöytäsovellusta:
- Valitse Tiedosto → Automaattiset vastaukset (Poissa).
- Valitse Lähetä automaattisia vastauksia.
- Halutessasi määritä aikaväli, jolloin viesti kytkeytyy pois päältä automaattisesti.
- Kirjoita viestit välilehdille Organisaation sisällä ja Organisaation ulkopuolella.
Jos et näe Automaattiset vastaukset -painiketta, tilisi on todennäköisesti POP- tai IMAP-tyyppinen (katso seuraava luku).
Outlook selaimessa
Selaimessa (Outlook on the web tai Outlook.com):
- Valitse oikeasta yläkulmasta Asetukset (ratas).
- Valitse Tilit → Automaattiset vastaukset. Vanhemmassa versiossa polku on Asetukset → Näytä kaikki asetukset → Sähköposti → Automaattiset vastaukset.
- Ota vastaukset käyttöön, aseta halutessasi ajanjakso ja kirjoita viesti.
Selainversion etu on, että asetuksen voi päivittää miltä tahansa laitteelta, ja muutos synkronoituu kaikkiin laitteisiisi.
Outlook-mobiilisovellus
Jos sairastut äkillisesti tai unohdat asettaa viestin ennen lähtöä, voit tehdä sen puhelimella. Avaa mobiilisovelluksen Asetukset, valitse haluamasi sähköpostitili ja Automaattiset vastaukset, kytke viesti päälle ja tallenna.
Tärkeä huomio: mitkä tilit tukevat automaattivastauksia?
Outlookin sisäänrakennettu automaattivastaus toimii vain Exchange-, Microsoft 365- ja Outlook.com-tileillä. Näissä viesti lähetetään palvelimelta, joten oman koneen ei tarvitse olla päällä.
Jos käytät Outlookissa POP- tai IMAP-tiliä – esimerkiksi Gmail-osoitetta – automaattivastaus-painike ei ole käytettävissä. Tällöin voit rakentaa vastaavan toiminnon säännön (Rule) ja viestimallin avulla, mutta silloin Outlookin on pysyttävä käynnissä koko poissaolon ajan, jotta vastaukset lähtevät.
Sisäiset ja ulkoiset vastaukset
Microsoft 365- ja Exchange-tileillä voit kirjoittaa kaksi erillistä viestiä:
- Organisaation sisäinen viesti: voi olla vapaamuotoisempi ja kertoa esimerkiksi, kuka hoitaa tehtäviäsi.
- Ulkoinen viesti: kannattaa pitää virallisempana ja neutraalimpana.
Ulkoisten vastausten kohdalla Microsoft suosittelee valitsemaan vain omat yhteystiedot (”My contacts only”) sen sijaan, että vastaus lähtee kaikille ulkopuolisille. Näin automaattivastaus ei mene esimerkiksi uutiskirjeisiin tai roskapostiin.
Hyvän poissaoloviestin rakenne
Hyvä poissaoloviesti on lyhyt, kohtelias ja informatiivinen. Käytä alla olevaa tarkistuslistaa.
Mitä hyvä poissaoloviesti sisältää
- Selkeän paluupäivän eli ensimmäisen työpäiväsi.
- Tiedon siitä, luetko sähköpostia poissaolon aikana vai et.
- Sijaisen tai yhteyshenkilön nimen ja yhteystiedon kiireellisiä asioita varten.
- Lyhyen, kohteliaan ja asiallisen sävyn – vältä turhia yksityiskohtia.
- Tarvittaessa lyhyen englanninkielisen tiivistelmän kansainvälisille lähettäjille.
- Ei tarkkoja loma- tai matkatietoja – ne voivat olla tietoturvariski.
Esimerkkejä poissaoloviesteistä
Esimerkki 1 – kesälomaviesti:
”Kiitos viestistäsi. Olen kesälomalla ja palaan työhön maanantaina 3.8. En lue sähköpostia loman aikana. Kiireellisissä asioissa voit olla yhteydessä kollegaani [Nimi], [sähköpostiosoite]. Hyvää kesää!”
Esimerkki 2 – lyhyt työmatkaviesti:
”Olen työmatkalla 15.–16.10., ja luen sähköpostia vain rajallisesti. Vastaan viestiisi mahdollisimman pian palattuani. Kiireellisissä asioissa tavoitat minut numerosta [puhelinnumero].”
Ajastus ja automaattinen sammutus
Ajanjakson määrittäminen on suositeltavaa, koska silloin viesti kytkeytyy pois päältä automaattisesti paluupäivänä. Näin vältät tilanteen, jossa poissaoloviesti jää vahingossa päälle töihin palattuasi. Voit valita tarkan alkamis- ja päättymisajan kellonaikoja myöten, ja voit myös ajastaa viestin alkamaan vasta myöhemmin tulevaisuudessa.
Edistyneet säännöt ja Power Automate
Jos vastuullasi on kriittisiä prosesseja, pelkkä automaattivastaus ei aina riitä. Outlookin säännöillä (Rules) voit esimerkiksi välittää tietyltä lähettäjältä tulevat viestit automaattisesti kollegalle tai siirtää tietyt viestit omaan kansioonsa poissaolon ajaksi.
Microsoft 365 -ympäristössä voit viedä tämän pidemmälle Power Automate -palvelulla. Sillä voi rakentaa työnkulun, joka esimerkiksi asettaa poissaolon päälle kalenterimerkinnän perusteella ja päivittää samalla Microsoft Teamsin tilan.
Tietoturva ja poissaoloviestin riskit
Poissaoloviesti voi olla myös tietoturvariski, jos se paljastaa liikaa. Poissaolotietoa voidaan käyttää hyväksi esimerkiksi kohdistetuissa huijausviesteissä. Ota huomioon seuraavat:
- Lähetä ulkoiset vastaukset mieluiten vain omille yhteystiedoillesi.
- Vältä puhelinnumeroiden tai tarkkojen matkatietojen jakamista ulkopuolisille.
- Muista, että automaattivastaus vahvistaa osoitteesi olevan aktiivinen myös roskapostittajille.
- Noudata aina organisaatiosi omia tietoturvaohjeita.
Yleisimmät ongelmat ja niiden ratkaisut
Jos automaattivastaus ei toimi odotetusti, tarkista seuraavat:
- Vastaus lähtee vain kerran per lähettäjä. Tämä on tarkoituksellista: se estää loputtomat automaattivastausten ketjut. Sama lähettäjä ei saa uutta vastausta samalla jaksolla.
- Ulkoinen vastaus ei mene perille. Tarkista, että ulkoiset vastaukset on kytketty päälle, ja huomaa, että ylläpito voi rajoittaa niitä.
- Painiketta ei näy. Tili on todennäköisesti POP/IMAP-tyyppinen – käytä sääntöä ja viestimallia.
- Asetukset eivät päivity. Kokeile selainversiota, joka näyttää palvelimen todellisen tilan. Jos Outlook oireilee muutenkin, katso Outlook ei toimi.
Lähteet
Usein kysytyt kysymykset (UKK)
Toimiiko poissaoloviesti, jos tietokoneeni on sammutettu?
Kyllä, jos käytät Exchange-, Microsoft 365- tai Outlook.com-tiliä. Viestit lähetetään palvelimelta, joten omaa laitetta ei tarvitse pitää päällä. POP/IMAP-tilillä sääntöpohjainen vastaus vaatii, että Outlook on käynnissä.
Miksi Outlook lähettää vastauksen vain kerran per lähettäjä?
Tämä estää loputtomat automaattivastausten ketjut, joita syntyisi, jos kahden poissaolevan henkilön viestit vastaisivat toisilleen. Se vähentää myös turhaa sähköpostikuormaa.
Voinko ajastaa poissaoloviestin alkamaan myöhemmin?
Kyllä. Voit valita tarkan alkamis- ja päättymisajan, joten viestin voi asettaa alkamaan vaikka viikon päästä ja päättymään paluupäivänäsi.
Voinko asettaa poissaoloviestin toisen henkilön puolesta?
Kyllä, jos sinulla on kyseiseen postilaatikkoon ”Full Access”- tai ”Send on Behalf” -oikeudet. Tämä onnistuu yleensä helpoiten selainversion kautta.
Näkyykö poissaoloni myös Teamsissa?
Microsoft 365 -ympäristössä Outlookin poissaoloasetukset voivat päivittää myös Teams-tilasi, jolloin poissaolosi näkyy kollegoille.
Miten perun poissaoloviestin etuajassa?
Avaa automaattivastausten asetukset ja valitse ”Älä lähetä automaattisia vastauksia”. Jos käytit ajastusta, viesti sammuu muutenkin automaattisesti päättymisaikana.
Voinko käyttää muotoilua tai logoa viestissä?
Kyllä, Outlook sallii HTML-muotoilun, joten voit lisätä esimerkiksi allekirjoituksen. Osa vastaanottajista voi kuitenkin nähdä kuvat vain liitteinä tai ne voivat estyä turva-asetuksissa.
