Outlook salattu sähköposti on hyödyllinen työkalu, kun lähetät arkaluonteisia tietoja, kuten henkilötunnuksia tai sopimuksia. Salaus varmistaa, että vain oikea vastaanottaja voi lukea viestin sisällön.
Tässä oppaassa käydään läpi, mitä sähköpostin salaus Outlookissa tarkoittaa, mitä eroa on kahdella yleisimmällä salaustavalla ja miten otat salauksen käyttöön eri laitteilla. Lopuksi kerrotaan, miten vastaanottaja avaa salatun viestin.
Mitä salattu sähköposti tarkoittaa?
Sähköpostin salaus muuntaa viestin sisällön lukukelvottomaan muotoon lähetyksen ajaksi. Vain vastaanottaja, joka on todennettu oikeaksi tai jolla on oikea avain, voi lukea viestin alkuperäisessä muodossaan.
Salaus suojaa viestiä matkan varrella esimerkiksi verkkoliikenteen kuuntelijoilta. On kuitenkin hyvä ymmärtää, että Outlookin yleisin salaustapa ei ole niin sanottua päästä päähän -salausta. Tämä tarkoittaa, että Microsoft käsittelee viestiä palvelimillaan ja hallitsee salausavaimia. Suoja on silti vahva tavalliseen viestintään, mutta se ei ole sama asia kuin nollatieto-salaus, jossa palveluntarjoaja ei pääse sisältöön lainkaan.
Suomessa salattua sähköpostia käytetään erityisesti terveydenhuollossa, lakitoimistoissa ja finanssialalla, mutta se on hyödyllinen myös yksityishenkilölle arkaluonteisten tietojen lähettämisessä.
Outlookin kaksi salaustapaa
Outlookissa on kaksi pääasiallista tapaa salata sähköposti: Microsoft Purview -viestien salaus (tunnettiin aiemmin nimellä OME) ja S/MIME. Alla oleva taulukko selittää erot.
| Ominaisuus | Purview / OME | S/MIME |
|---|---|---|
| Perustuu | Pilvipalveluun | Digitaaliseen varmenteeseen |
| Vaatii varmenteen | Ei | Kyllä, molemmilla osapuolilla |
| Käyttöönoton helppous | Helppo, yksi klikkaus | Teknisesti vaativa |
| Sopii parhaiten | Viestintään ulkopuolisten kanssa | Viranomais- ja korkean turvatason viestintään |
| Edellyttää | Microsoft 365 -tilausta | Varmenteen hankintaa |
Varmenne (sertifikaatti) tarkoittaa digitaalista henkilökorttia, jolla viesti allekirjoitetaan ja salataan. Useimmille käyttäjille pilvipohjainen Purview-salaus on huomattavasti helpompi, koska se ei vaadi varmenteiden asentamista tai vaihtamista.
Salauksen käyttöönotto: Purview / OME
Microsoft Purview -viestien salaus on nykyaikaisin ja helpoin tapa lähettää salattu sähköposti Outlookissa. Se ei vaadi vastaanottajalta varmenteita – vastaanottaja voi lukea viestin kirjautumalla tai kertakäyttökoodilla.
Käyttö on yksinkertaista. Kirjoita uusi viesti, siirry Asetukset-välilehdelle (Options) ja valitse Salaa (Encrypt). Voit yleensä valita kahdesta vaihtoehdosta.
Salaa (Encrypt) suojaa viestin sisällön, mutta vastaanottaja voi silti välittää sen eteenpäin.
Älä välitä edelleen (Do Not Forward) estää lisäksi viestin kopioimisen, tulostamisen ja edelleenlähetyksen.
Tärkeä huomio: perusmuotoinen Salaa-toiminto on käytettävissä myös monilla ilmaisilla Outlook.com-tileillä, mutta edistyneemmät oikeudet, kuten Älä välitä edelleen, edellyttävät maksullista Microsoft 365 -tilausta.
Salaus selaimessa (Outlook.com)
Salatun viestin voi lähettää myös selaimessa osoitteessa Outlook.com. Kirjoita uusi viesti ja valitse työkalupalkista Salaa-kuvake (lukko). Jos vastaanottaja käyttää Outlookia, viesti avautuu suoraan. Jos hän käyttää muuta palvelua, hän saa linkin suojattuun selainikkunaan.
Salauksen käyttöönotto: S/MIME
S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) on vanhempi mutta erittäin turvallinen standardi, jota käytetään usein viranomaisviestinnässä. Se vaatii, että sekä lähettäjällä että vastaanottajalla on asennettuna digitaalinen varmenne.
S/MIME:n käyttöönotto etenee pääpiirteissään näin.
Hanki varmenne luotettavalta varmentajalta (esimerkiksi DigiCert tai Sectigo). Osa organisaatioista jakaa varmenteet työntekijöilleen automaattisesti.
Asenna varmenne Windowsin varmenteiden hallintaan. Tämä voi vaatia järjestelmänvalvojan oikeudet.
Määritä varmenne Outlookin asetuksissa kohdasta Tietoturvakeskus (Trust Center) ja Sähköpostin suojaus.
Vaihda julkiset avaimet vastaanottajan kanssa lähettämällä puolin ja toisin digitaalisesti allekirjoitettu viesti.
Huomaa, että S/MIME ei toimi ilmaisilla Outlook.com-, Hotmail- tai Live-tileillä, vaan se on tarkoitettu työ- tai oppilaitostileille.
Digitaalinen allekirjoitus vs. salaus
S/MIME mahdollistaa myös viestin digitaalisen allekirjoittamisen ilman salausta. Allekirjoitus takaa vastaanottajalle, että viesti on varmasti tullut sinulta eikä sitä ole muokattu matkalla. Yhtä viestiä ei kuitenkaan tule samanaikaisesti suojata sekä S/MIME:llä että Purview-salauksella, sillä ne voivat olla ristiriidassa keskenään.
Salaus mobiililaitteilla
Outlook-mobiilisovellus tukee salausta iOS- ja Android-laitteilla. Käyttö edellyttää kuitenkin Microsoft 365- tai Exchange-tiliä – ilmaisella Outlook.com-, IMAP- tai POP-tilillä salausvaihtoehto ei näy.
Salaus otetaan käyttöön viestin asetuksista. Avaa uusi viesti, napauta kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa ja valitse Salaa. Valitse sitten Salaa tai Älä välitä edelleen.
Lisäsuojaksi kannattaa ottaa käyttöön sovelluksen avaamiseen kasvo- tai sormenjälkitunnistus. Näin sähköpostit pysyvät suojassa, vaikka puhelin päätyisi vääriin käsiin.
Miten vastaanottaja avaa salatun viestin?
Yleinen kysymys on, tarvitseeko vastaanottaja Outlookia lukeakseen viestin. Ei tarvitse.
Kun lähetät salatun viestin esimerkiksi Gmail-käyttäjälle, hän saa ilmoituksen salatusta viestistä. Klikkaamalla linkkiä hän siirtyy Microsoftin suojattuun portaaliin, jossa hän voi joko kirjautua omalla tilillään tai pyytää kertakäyttöisen koodin.
Koodi lähetetään hänen sähköpostiinsa, ja sen syöttämällä viesti avautuu suojatussa ikkunassa. Vastaanottajan ei tarvitse luoda Microsoft-tiliä. Salattu linkki on usein voimassa vain rajoitetun ajan, ja vastaanottaja voi vastata saman portaalin kautta.
Salaus organisaatioissa
Yrityksissä IT-ylläpitäjät voivat määrittää sääntöjä, jotka salaavat viestit automaattisesti tietyissä tilanteissa. Esimerkiksi Exchange Admin Centerissä voidaan luoda sääntö, joka salaa kaikki viestit, joissa esiintyy avainsanoja kuten ”luottamuksellinen” tai suomalaisen henkilötunnuksen muoto.
Automaattiset säännöt poistavat inhimillisen virheen, jossa työntekijä unohtaa salata viestin käsin. Lisäksi arkaluonteisuusmerkinnät (Sensitivity Labels) antavat käyttäjän valita viestille luokituksen, joka aktivoi salauksen automaattisesti.
Salaus ja tietosuoja (GDPR)
Henkilötietoja lähetettäessä sähköpostin on oltava asianmukaisesti suojattu. Salattu sähköposti auttaa täyttämään tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset, kun sitä käytetään oikein.
Pelkkä salaus ei kuitenkaan riitä, jos viesti lähetetään väärälle vastaanottajalle. Tekninen salaus kannattaa siksi yhdistää huolellisiin toimintatapoihin, kuten vastaanottajan tarkistamiseen ennen lähettämistä.
UKK
Maksaako sähköpostin salaaminen Outlookissa?
Perusmuotoinen Salaa-toiminto on käytettävissä monilla ilmaisilla Outlook.com-tileillä. Edistyneet ominaisuudet, kuten Älä välitä edelleen, sekä salaus työpöytäsovelluksessa ja mobiilissa edellyttävät yleensä Microsoft 365 -tilausta. S/MIME vaatii lisäksi erillisen varmenteen.
Onko Outlookin salaus päästä päähän -salausta?
Ei. Purview-salauksessa Microsoft käsittelee viestiä palvelimillaan ja hallitsee avaimia, joten se ei ole aitoa päästä päähän -salausta. Suoja on silti vahva tavalliseen viestintään.
Toimiiko salaus, jos lähetän viestin Gmailiin?
Kyllä. Gmail-käyttäjä saa linkin Microsoftin suojattuun portaaliin, jossa hän voi lukea ja vastata viestiin turvallisesti kertakäyttökoodin avulla.
Mikä on OME:n ja S/MIME:n ero?
S/MIME perustuu paikallisiin varmenteisiin ja avainten vaihtoon. OME eli Purview-salaus on pilvipohjainen palvelu, joka hoitaa tunnistautumisen puolestasi ilman varmenteita.
Miksi Salaa-painike ei näy Outlookissani?
Yleisin syy on, ettei tilillä ole salausta tukevaa Microsoft 365 -tilausta, tai sovellus ei ole ajan tasalla. Yrityskäyttäjän kannattaa tarkistaa asia IT-tuesta.
Salataanko myös liitteet?
Kyllä. Kun salaat viestin, siihen liitetyt tiedostot salataan automaattisesti samalla suojauksella.
