Outlook salattu sähköposti – näin lähetät suojatun viestin

Salattu sähköposti on kätevä tapa suojata arkaluonteisia tietoja, kuten henkilötunnuksia, sopimuksia tai terveystietoja, kun lähetät niitä Outlookilla. Salaus varmistaa, että vain oikea vastaanottaja voi lukea viestin sisällön – ei kuka tahansa, joka pääsee käsiksi verkkoliikenteeseen matkan varrella.

Tässä oppaassa käydään selkokielellä läpi, mitä sähköpostin salaus Outlookissa tarkoittaa, mitä eroa on kahdella yleisimmällä salaustavalla, mitä tili tai tilaus salaus edellyttää ja miten otat salauksen käyttöön tietokoneella, selaimessa ja puhelimella. Lopuksi näytetään, miten vastaanottaja avaa salatun viestin ja mitä yleisiä virheitä kannattaa välttää.

Mitä salattu sähköposti tarkoittaa?

Sähköpostin salaus muuntaa viestin sisällön lukukelvottomaan muotoon lähetyksen ajaksi. Vain vastaanottaja, joka on todennettu oikeaksi tai jolla on oikea avain, voi palauttaa viestin luettavaan muotoon.

Salaus suojaa viestiä nimenomaan matkan varrella esimerkiksi verkkoliikenteen salakuuntelijoilta. On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että Outlookin yleisin salaustapa ei ole niin sanottua päästä päähän -salausta. Se tarkoittaa, että Microsoft käsittelee viestiä palvelimillaan ja hallitsee salausavaimia. Suoja on silti vahva tavalliseen viestintään, mutta se ei ole sama asia kuin nollatieto-salaus, jossa palveluntarjoaja ei pääse sisältöön lainkaan.

Suomessa salattua sähköpostia käytetään erityisesti terveydenhuollossa, lakitoimistoissa ja finanssialalla, mutta se on hyödyllinen myös yksityishenkilölle, kun lähetät vaikkapa vakuutus- tai pankkiasioita. Jos haluat laajemman katsauksen, lue myös oppaamme sähköpostin turvallisuudesta Windows 11:ssä.

Outlookin kaksi salaustapaa

Outlookissa on kaksi pääasiallista tapaa salata sähköposti: Microsoft Purview -viestien salaus (tunnettiin aiemmin nimellä OME, Office 365 Message Encryption) ja S/MIME. Alla oleva vertailu selittää erot.

Varmenne eli sertifikaatti tarkoittaa tässä yhteydessä digitaalista henkilökorttia, jolla viesti allekirjoitetaan ja salataan. Useimmille käyttäjille pilvipohjainen Purview-salaus on huomattavasti helpompi, koska se ei vaadi varmenteiden asentamista eikä niiden vaihtamista vastaanottajan kanssa.

Mitä salaus maksaa ja mikä tili sen mahdollistaa?

Tämä on tärkein yksittäinen asia ymmärtää ennen kuin yrität lähettää salattua viestiä. Salatun viestin lähettäminen Outlookissa edellyttää lähes aina maksullista Microsoft 365 -tilausta:

• Henkilökohtainen käyttö: Salaa-painike näkyy Outlookissa ja Outlook.com-selainversiossa, kun tiliisi on liitetty Microsoft 365 Personal tai Microsoft 365 Family -tilaus.
• Työ- ja oppilaitostilit: Salaus toimii, jos organisaatiosi lisenssiin sisältyy Microsoft Purview -viestien salaus (esimerkiksi Microsoft 365 / Office 365 E3 ja useat muut yrityspaketit).
• Ilmainen Outlook.com, Hotmail tai Live: Näissä Salaa-painiketta ei ole lainkaan. Ilmainen tili käyttää vain niin sanottua opportunistista TLS-salausta yhteydessä, mutta et voi itse lähettää salattua viestiä. Voit kuitenkin aina avata ja lukea sinulle lähetetyn salatun viestin.

Toisin sanoen: aiempi tieto, jonka mukaan salaus olisi ilmaisten Outlook.com-tilien ominaisuus, ei enää pidä paikkaansa. Jos haluat lähettää salattuja viestejä säännöllisesti, tarvitset tilauksen tai työtilin. Lisätietoa tilin hallinnasta löydät Microsoft-tili -sivultamme.

Näin lähetät salatun viestin (Purview / OME)

Microsoft Purview -viestien salaus on nykyaikaisin ja helpoin tapa lähettää salattu sähköposti Outlookissa. Se ei vaadi vastaanottajalta varmenteita – vastaanottaja voi lukea viestin kirjautumalla tai kertakäyttökoodilla.

Käyttö on yksinkertaista. Kirjoita uusi viesti ja etsi salausvalinta – sen sijainti vaihtelee hieman Outlook-versiosta riippuen:

• Uusi Outlook ja Outlook selaimessa: valitse viestin yläpalkista lisävalinnat (kolme pistettä tai Asetukset) ja sieltä Salaa.
• Perinteinen Outlook (classic): siirry Asetukset-välilehdelle (Options) ja valitse Salaa (Encrypt).

Kun salaus on valittuna, voit yleensä valita vielä kahden suojaustason välillä. Erot on hyvä tietää, sillä ne vaikuttavat siihen, mitä vastaanottaja voi viestille tehdä.

Salaa vs. Älä välitä edelleen

• Salaa (Encrypt / Encrypt-Only): suojaa viestin sisällön, mutta vastaanottaja voi edelleen välittää, kopioida ja tulostaa viestin.
• Älä välitä edelleen (Do Not Forward): estää lisäksi viestin kopioimisen, tulostamisen ja edelleenlähetyksen. Tämä on tiukin valmis vaihtoehto yksittäiselle viestille.

Älä välitä edelleen -valinnassa myös liitetiedostot ovat automaattisesti suojattuja. Pelkässä Salaa-vaihtoehdossa ylläpitäjä voi määrittää, suojataanko liitteet vai ei.

Salaus selaimessa (Outlook.com)

Salatun viestin voi lähettää myös selaimessa osoitteessa Outlook.com, kun tiliin on liitetty Microsoft 365 Personal- tai Family -tilaus. Kirjoita uusi viesti ja valitse työkalupalkista Salaa-toiminto. Jos vastaanottaja käyttää Outlookia, viesti avautuu suoraan. Jos hän käyttää muuta palvelua, hän saa linkin suojattuun selainikkunaan. Lue tarvittaessa myös yleisopas Outlook-sähköpostin käytöstä.

S/MIME-salauksen käyttöönotto

S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) on vanhempi mutta erittäin turvallinen standardi, jota käytetään usein viranomais- ja korkean turvatason viestinnässä. Se vaatii, että sekä lähettäjällä että vastaanottajalla on asennettuna digitaalinen varmenne. S/MIME ei toimi ilmaisilla Outlook.com-, Hotmail- tai Live-tileillä, vaan se on tarkoitettu työ- ja oppilaitostileille.

Käyttöönotto etenee pääpiirteissään näin:

1. Hanki varmenne luotettavalta varmentajalta (esimerkiksi DigiCert tai Sectigo). Osa organisaatioista jakaa varmenteet työntekijöilleen automaattisesti.
2. Asenna varmenne Windowsin varmenteiden hallintaan. Tämä voi vaatia järjestelmänvalvojan oikeudet.
3. Määritä varmenne Outlookin asetuksissa kohdasta Tietoturvakeskus (Trust Center) ja Sähköpostin suojaus.
4. Vaihda julkiset avaimet vastaanottajan kanssa lähettämällä puolin ja toisin digitaalisesti allekirjoitettu viesti.

Digitaalinen allekirjoitus vs. salaus

S/MIME mahdollistaa myös viestin digitaalisen allekirjoittamisen ilman varsinaista salausta. Allekirjoitus takaa vastaanottajalle, että viesti on varmasti tullut sinulta eikä sitä ole muokattu matkalla. Samaa viestiä ei kuitenkaan kannata suojata samanaikaisesti sekä S/MIME:llä että Purview-salauksella, sillä ne voivat olla ristiriidassa keskenään.

Salaus mobiililaitteilla

Outlook-mobiilisovellus tukee salausta iOS- ja Android-laitteilla. Käyttö edellyttää kuitenkin salausta tukevaa tiliä – käytännössä Microsoft 365- tai Exchange-tiliä. Ilmaisella Outlook.com-, IMAP- tai POP-tilillä salausvaihtoehto ei näy.

Salaus otetaan käyttöön viestin asetuksista: avaa uusi viesti, napauta kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa ja valitse Salaa. Valitse sitten joko Salaa tai Älä välitä edelleen.

Lisäsuojaksi kannattaa ottaa käyttöön sovelluksen avaamiseen kasvo- tai sormenjälkitunnistus sekä kaksivaiheinen tunnistautuminen itse Microsoft-tilille. Näin sähköpostit pysyvät suojassa, vaikka puhelin päätyisi vääriin käsiin.

Näin vastaanottaja avaa salatun viestin

Yleinen kysymys on, tarvitseeko vastaanottaja Outlookia lukeakseen viestin. Ei tarvitse – salattuja viestejä voi avata millä tahansa sähköpostiosoitteella.

Kun lähetät salatun viestin esimerkiksi Gmail-käyttäjälle, hän saa ilmoituksen salatusta viestistä. Klikkaamalla linkkiä hän siirtyy Microsoftin suojattuun portaaliin, jossa hän voi joko kirjautua omalla tilillään tai pyytää kertakäyttöisen koodin.

Koodi lähetetään hänen sähköpostiinsa, ja sen syöttämällä viesti avautuu suojatussa ikkunassa. Vastaanottajan ei tarvitse luoda Microsoft-tiliä. Salattu linkki on usein voimassa vain rajoitetun ajan, ja vastaanottaja voi vastata saman portaalin kautta turvallisesti.

Salaus organisaatioissa ja automaattiset säännöt

Yrityksissä IT-ylläpitäjät voivat määrittää sääntöjä, jotka salaavat viestit automaattisesti tietyissä tilanteissa. Esimerkiksi Exchange-hallintakeskuksessa voidaan luoda postinkulkusääntö, joka salaa kaikki viestit, joissa esiintyy avainsanoja kuten ”luottamuksellinen” tai suomalaisen henkilötunnuksen muoto.

Automaattiset säännöt poistavat inhimillisen virheen, jossa työntekijä unohtaa salata viestin käsin. Lisäksi arkaluonteisuusmerkinnät (Sensitivity Labels) antavat käyttäjän valita viestille luokituksen, joka aktivoi salauksen automaattisesti. Edistyneellä salauksella (Advanced Message Encryption) ylläpitäjä voi myös perua jo lähetetyn viestin tai asettaa sille vanhenemisajan.

Yleisimmät virheet ja miten vältät ne

• Väärä vastaanottaja: salaus ei auta, jos lähetät viestin väärälle henkilölle. Tarkista osoite aina ennen lähettämistä – tämä on yleisin tietovuodon syy.
• Arkaluonteiset tiedot otsikkorivillä: viestin otsikko ei välttämättä ole salattu samalla tavalla kuin sisältö. Älä kirjoita henkilötunnuksia tai salasanoja otsikkoon.
• Salasanat samassa kanavassa: jos lähetät salatun tiedoston, älä lähetä sen salasanaa samassa sähköpostissa. Käytä toista kanavaa, kuten tekstiviestiä.
• Odotus päästä päähän -suojasta: muista, että Microsoft hallitsee avaimia. Erittäin arkaluonteiseen aineistoon harkitse erillistä päästä päähän -salattua palvelua.
• Salaa-painike puuttuu: useimmiten syynä on puuttuva Microsoft 365 -tilaus tai vanhentunut sovellus.

Salaus, tietosuoja ja GDPR

Henkilötietoja lähetettäessä sähköpostin on oltava asianmukaisesti suojattu. Salattu sähköposti auttaa täyttämään tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset, kun sitä käytetään oikein, sillä se vähentää riskiä, että tiedot joutuvat sivullisille.

Pelkkä tekninen salaus ei kuitenkaan yksin riitä. Se kannattaa yhdistää huolellisiin toimintatapoihin: vastaanottajan tarkistamiseen, vahvoihin salasanoihin ja hyvään perustietoturvaan. Jos Outlook oireilee tai Salaa-painike katoaa, apua löytyy oppaastamme Outlook ei toimi.

Usein kysytyt kysymykset (UKK)

Maksaako sähköpostin salaaminen Outlookissa?

Käytännössä kyllä. Salatun viestin lähettäminen edellyttää yleensä Microsoft 365 -tilausta: henkilökäytössä Microsoft 365 Personal tai Family, työkäytössä salausta tukeva organisaation lisenssi. Ilmaisella Outlook.com-tilillä Salaa-painiketta ei ole, mutta voit silti avata sinulle lähetetyt salatut viestit maksutta.

Onko Outlookin salaus päästä päähän -salausta?

Ei. Purview-salauksessa Microsoft käsittelee viestiä palvelimillaan ja hallitsee avaimia, joten se ei ole aitoa päästä päähän -salausta. Suoja on silti vahva tavalliseen viestintään.

Toimiiko salaus, jos lähetän viestin Gmailiin?

Kyllä. Gmail-käyttäjä saa linkin Microsoftin suojattuun portaaliin, jossa hän voi lukea ja vastata viestiin turvallisesti kertakäyttökoodin avulla. Microsoft-tiliä ei tarvita.

Mikä on OME:n ja S/MIME:n ero?

S/MIME perustuu paikallisiin varmenteisiin ja avainten vaihtoon osapuolten kesken. OME eli Purview-salaus on pilvipohjainen palvelu, joka hoitaa tunnistautumisen puolestasi ilman varmenteita ja toimii myös ulkopuolisten vastaanottajien kanssa.

Salataanko myös liitteet?

Kyllä. Älä välitä edelleen -valinnassa liitteet suojataan automaattisesti. Pelkässä Salaa-vaihtoehdossa ylläpitäjä voi määrittää, suojataanko liitteet vai ei.