Microsoft Office on ohjelmistopaketti, joka on ollut käytössä jo vuodesta 1990 lähtien ja se on yhä edelleenkin yksi suosituimmista työkaluista niin toimistoissa, kouluissa kuin kotikäytössäkin. Sen ympärille on muodostunut kokonainen ekosysteemi, johon kuuluu tekstinkäsittelyä, taulukkolaskentaa, sähköposteja sekä yhteistyöhön suunnattuja palveluita. Mutta mitä kaikkea Microsoft Office oikeasti sisältää, mitä eroja sen eri versioiden välillä on, ja miten siitä voi saada irti enemmän kuin pelkät perusasiat?
Microsoft Office tarkoittaa käytännössä ohjelmistojen kokoelmaa, jotka helpottavat tiedon tuottamista, käsittelyä sekä jakamista. Tärkeimmät sovellukset ovat Word, Excel, PowerPoint ja Outlook, mutta sen lisäksi mukaan kuuluu monia muitakin palveluja, kuten esimerkiksi OneNote ja Access.
Kun miettii Officen merkitystä, voi verrata sen asemaa toimistotyössä esimerkiksi Googlen asemaan hakutoiminnassa, sillä aivan kuten hakukoneoptimointi ohjaa siihen, miten ihmiset löytävät tietoa verkosta, Microsoft Office on pitkään määritellyt sen, kuinka ihmiset rakentavat ja jäsentävät omaa tietotyötään.
Office ei ole niinkään pelkkä ohjelma, vaan pikemminkin tapa, jolla organisaatiot ja yksityiset henkilöt pitävät työnsä järjestyksessä. Se on standardi monissa yrityksissä, elikkä jos lähetät tiedoston, on hyvinkin todennäköistä, että vastaanottajalla on Office-ohjelmistoja sen avaamiseen.
Microsoft Officen asennusprosessi on muuttunut huomattavasti 2020-luvulla verrattuna vanhaan tapaan, jolloin ostettiin CD-rom ja siihen liittyvä aktivointikoodi. Nykyään yleisin käytäntö on se, että kirjaudut Microsoft-tilillesi ja lataat ohjelmiston suoraan verkosta. Asennusohjelma on kevyt, ja se hakee kaikki tarvittavat tiedostot.
Eli siis ostat Office 365 -tilauksen, kirjaudut Microsoftin sivulle, valitset laitteesi (Windows tai macOS), painat “Asenna” ja annat ohjelman hoitaa loput. Asennus kestää tyypillisesti alle 15 minuuttia. Kun ohjelmisto avataan ensimmäistä kertaa, se pyytää sinulta vielä kirjautumista ja aktivoi lisenssin automaattisesti.
Erilainen tilanne syntyy esimerkiksi koulussa, jossa oppilaille tarjotaan Office-lisenssit ilmaiseksi osana opiskeluoikeutta. Tällöin käyttäjä kirjautuu sisään opiskelijan sähköpostiosoitteellaan ja saa käyttöönsä samat palvelut kuin maksavat kuluttajat.
Microsoft Office ei ole yksi ja sama paketti kaikille. Nykyään tarjolla on useampia versioita, joista tunnetuimpia ovat Office 2024 (kerran ostettava kertalisenssi) ja Microsoft 365 (tilaustyyppinen palvelu).
Office 2024 sisältää perusohjelmat, mutta se ei päivity jatkuvasti. Se on ikään kuin pysäytyskuva ohjelmistosta, joka toimii vakaasti, mutta ei saa uusia ominaisuuksia päivitysten myötä. Microsoft 365 taas toimii pilvipohjaisesti. Sen parissa jokainen käyttäjä saa uusimmat versiot automaattisesti ja lisäksi vielä teratavun verran tallennustilaa OneDriveen.
Yrityksille on tarjolla laajempia kokonaisuuksia, joissa mukana on myös Teams, SharePoint ja muita yhteistyötyökaluja. Näiden avulla voidaan yhdistää kalenterit, sähköpostit ja tiedostot yhteen kokonaisuuteen, mikä vähentää erillisten ohjelmien tarvetta.
Word on tekstinkäsittelyohjelma, jolla tuotetaan ja muokataan erilaisia tekstejä, kuten vaikkapa asiakirjoja, muistioita, raportteja ja jopa kirjoja. Ohjelma on suunniteltu mahdollisimman monenlaisten tekstien laatimiseen, ja siihen kuuluu laajat työkalut esimerkiksi oikeinkirjoituksen tarkistukseen, muotoiluun ja kuvien tai taulukoiden lisäämiseen.
Esimerkiksi opinnäytetöitä laativa korkeakouluopiskelija voi käyttää Wordin lähdeluettelotyökaluja ja automaattista sisällysluetteloa rakentaessaan yli satasivuisen työn, jossa viittaukset, luvut ja kuvat pysyvät järjestyksessä myös muokkausten jälkeen.
Akateemisia opinnäytetöitä varten Wordissa on myös sisäänrakennettu viittausten hallinta, jonka avulla lähteet voi luoda suoraan ohjelmassa ja muotoilla APA- tai Chicago-tyylin mukaisesti.
Kuvitellaanpas vaikkapa, että kirjoitat raporttia ja käytät Wordissa tyylit-ominaisuutta (otsikko 1, otsikko 2 jne.). Kun käytät näitä systemaattisesti, voit luoda automaattisen sisällysluettelon jo parilla klikkauksella. Tämä säästää valtavasti aikaa, jos dokumentti kasvaa yli 50 sivun mittaiseksi.
Excel on taulukkolaskentaohjelma, jonka ydintehtävä on tiedon järjestäminen ja laskeminen. Sen avulla voit laskeskella menoja ja tuloja, analysoida tilastoja, tehdä budjetteja, vertailla lukuja sekä visualisoida tietoja kaavioihin.
Pienyrittäjä voi esimerkiksi tehdä Excelillä kuukausittaisen myynnin seurannan, jossa määriteltävät ylitykset näkyvät värikoodattuna graafisessa taulukossa ja automaattiset kaavat laskevat katteet jokaiselle tuotteelle reaaliajassa.
PowerPoint on puolestaan esitysohjelma, jonka avulla tehdään diaesityksiä kokouksiin, koulutuksiin ja opetukseen. PowerPointissa tekstin, kuvien, videon ja graafisten elementtien yhdistely on vaivatonta, ja ohjelma sisältää monenlaisia muotoilu- ja animaatiotyökaluja.
Tiimin projektipäällikkö voi esimerkiksi esitellä uuden tuotteen yrityksen sidosryhmille PowerPointilla, jossa jokaiselle tuotteen ominaisuudelle on oma visuaalisesti erottuva dia ja esityksen lopussa interaktiivinen kaavio voi vaikka vielä osoittaa tuotevalikoiman kasvun.
Outlook on sähköpostiohjelma ja kalenteri, jossa viestintä, ajanhallinta ja yhteystietojen ylläpito on yhdistetty yhteen ja samaan sovellukseen. Outlookilla voi hallinnoida työsähköposteja, kokouskutsuja sekä tehtävälistoja keskitetysti. Ohjelma sopii myös suurelle yritykselle, jossa viestejä tulee paljon ja ne pitää lajitella kansioihin.
Tutkimusryhmän jäsen voisi esimerkiksi käyttää Outlookin automaattisia sääntöjä, joiden ansiosta kaikki konferenssikutsut ohjautuvat omaan kansioonsa, ja ryhmä pitää yhteiset tapaamiset ajantasaisesti Outlook-kalenterin avulla.
Office 365:n myötä ohjelmistopaketti on siirtynyt osittain pilveen. Tämä ei tarkoita vain tiedostojen tallennusta, vaan myös samanaikaista muokkausta. Word-tiedostoa voi nyt editoida useampi henkilö yhtä aikaa, ja muutokset päivittyvät lähes reaaliajassa.
Eli siis jos opiskelijaryhmä kirjoittaa vaikkapa yhteistä raporttia, kolme ihmistä voi olla samassa dokumentissa ilman, että eri versioita tiedostosta tarvitse lähetellä edestakaisin sähköpostilla. Tämä vähentää virheitä ja nopeuttaa työn etenemistä.
Microsoft Officen hyvinä puolina voitaisiin mainita se, että sen ohjelmat ovat nykyään standardi monissa yrityksissä, kouluissa sekä kotitalouksissa. Ne toimivat lähes kaikilla laitteilla ja niiden ympärille on kirjoitettu miljoonia ohjeita. Joten jos ongelma tulee vastaan, siihen löytyy todennäköisesti ratkaisu netistä.
Heikkouksista mainittakoon hinta. Tilausmalli sopii monille, mutta osa käyttäjistä haluaisi maksaa vain kerran. Lisäksi tiettyjen ohjelmien monimutkaisuus voi olla ongelma, sillä kun Exceliin lisätään jatkuvasti lukuisia uusia kaavoja, uusien käyttäjien voi olla vaikea tietää, mistä lähteä liikkeelle.
Microsoft Office tukee monia lisäosia, joiden avulla voit mukauttaa ohjelman omaan käyttöösi. Esimerkiksi Wordiin voi asentaa Grammarlyn, joka tarkistaa kirjoitusvirheitä ja kielen sujuvuutta englanniksi. Exceliin on puolestaan olemassa lisäosia data-analyysiin, kuten Solver, jolla voidaan tehdä optimointitehtäviä.
PowerPointiin saa vaikkapa lisäosan, joka lisää ilmaisia kuvapankkikuvia suoraan ohjelman sisään, jolloin käyttäjän ei tarvitse avata selainta ja Outlookissa yksi hyödyllinen lisäosa on Trello-integraatio, jonka avulla sähköpostista voi luoda tehtävän suoraan omaan hallintatauluun.
Microsoft 365 Henkilökohtainen -tilaus maksaa noin 69 euroa vuodessa, ja Perhe-paketti, jolla jopa kuusi käyttäjää saa ohjelmiston, noin 99 euroa vuodessa. Kertalisenssi (Office 2024) maksaa noin 150–250 euroa, mutta siinä ei ole päivityksiä. Hinnat voivat kuitenkin vaihdella eri kampanjoiden mukaan.
Wordista on tarjolla ilmaisversio verkossa osoitteessa office.com. Se toimii selaimessa ja tarjoaa perustoiminnot, mutta osa edistyneistä ominaisuuksista puuttuu. Joillakin oppilaitoksilla on myös sopimuksia, joilla opiskelijat saavat maksuttoman pääsyn Wordiin.
Peruspakettiin kuuluvat yleensä Word, Excel, PowerPoint ja Outlook. Microsoft 365 -kokonaisuuteen taas sisältyy lisäksi mm. OneNote, Teams, Access (vain PC:lle) ja Publisher. Lisäksi mukana tulee tallennustilaa OneDrive-palveluun.